Salesforce y APP’s de recolección de información. Una alianza potente

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Salesforce y APP’s de recolección de información. Una alianza potente

Todos aquellos que hayan utilizado Salesforce en el marco de un proyecto social se han enfrentado a la tediosa, pero inevitable, tarea de ingresar información a la plataforma. Esto se debe a que no existe insumo más substancial para el óptimo funcionamiento de un Sistema de Monitoreo y Evaluación que la información que volcamos en él. En este sentido, la carga de información aparece como una tarea muy importante tanto para los usuarios directos del sistema como para los administradores, aunque no siempre sean los encargados de realizarla (ver tabla de usuarios típicos debajo).

Usuarios Típicos de Salesforce en un proyecto social

Existen dos formas estándar de cargar información en Salesforce: la vía interactiva y la carga masiva. La primera forma implica la carga manual de cada uno de los registros que se quieran subir al sistema por parte de los usuarios directos. Esta opción tiene una serie de desafíos, tanto económicos como operativos, entre los cuales se destacan la disposición de licencias para cada uno de los usuarios directos que tenga nuestro sistema y capacitaciones para que estos últimos puedan darle una utilización eficaz y eficiente al sistema.

Por su parte, la carga masiva nos permite subir múltiples registros en una sola acción. Por ejemplo, si tuviéramos una encuesta de satisfacción sobre el programa X, podríamos de una sola vez subir todas las encuestas que hayamos realizado. A priori, esta segunda forma parece presentar algunas ventajas con respecto a la carga interactiva; no obstante, tiene dos grandes escollos operativos. En primer lugar, supone designar como administrador a un usuario muy capacitado para lidiar con esta tarea que, como es esperable, tiene una complejidad mayor a la que presenta la carga manual. A este primer desafío se le suma otro no menor que es la necesidad de uno o varios intermediarios entre el administrador que opera la carga masiva y aquellos beneficiarios o usuarios que nos brindan la información que necesitamos. Estos intermediarios  también tienen que estar muy entrenados ya que toda información que se recibe de manera incompleta o en un formato inadecuado provoca no solo una demora en el proceso, sino que eventualmente puede obstaculizar la operación.

Afortunadamente, para las organizaciones del tercer sector existen algunas aplicaciones orientadas a la recolección de datos que se conectan directamente con Salesforce y que permiten sortear algunas de estas dificultades. Dos de las aplicaciones de recolección de datos más conocidas, utilizadas y que en ZIGLA hemos implementado exitosamente en varios proyectos son FormAssembly y SurveyMonkey.

 

Ilustración de un cuestionario en FormAssembly

Ambas aplicaciones tienen la ventaja de permitir el diseño de formularios cuyos datos migran automáticamente a Salesforce, previo un proceso de empalme de sus variables con campos equivalentes en la plataforma. Si bien estas aplicaciones nacieron con la finalidad de hacer encuestas on-line, al poder conectarse con Salesforce, nos permiten migrar directamente a la plataforma no solo cuestionarios propiamente dichos como los que componen cualquier encuesta, sino también todo tipo de formularios –como pueden ser los formularios de inscripción al programa o a una actividad de voluntariado–, objetos o secciones de objetos que tengamos diseñados en nuestra plataforma. Esta posibilidad implica un ahorro de tiempo enorme principalmente porque se evita o bien la capacitación de usuarios que ingresarían al sistema para cargar información, o bien la capacitación de los mencionados intermediarios y las idas y vueltas de archivos de carga masiva entre los intermediarios y los administradores. Además hay una enorme ganancia en la calidad de la información ya que las personas que responden cuestionarios en estas aplicaciones no tienen lugar a responder erróneamente opciones inexistentes o a olvidarse de completar alguna de las preguntas. El diseño de los cuestionarios previene eficazmente estos errores muy comunes en formatos físicos o donde el entrevistado tiene mucha libertad a la hora de completar la información.

FormAssembly en particular presenta el diferencial de tener una mayor interacción con Salesforce por su capacidad de consulta de los datos que están presentes en el sistema. Por ejemplo, ante la necesidad de inscribir a empleados de una compañía en su programa de voluntariado, la aplicación nos va a permitir constatar si el empleado ya ha sido creado previamente en Salesforce. Si existe, evita la duplicación y directamente lo inscribe a la actividad. Si aún no existe, primero crea el registro del empleado en el sistema y después lo inscribe en la actividad. Además ofrece la posibilidad de que los cuestionarios sean completados offline cuando se aplica una encuesta administrada. Por su parte, SurveyMonkey presenta mayores ventajas en lo que respecta a su gran facilidad de uso a la hora de crear y diseñar cuestionarios, y en su enorme comunidad de usuarios.

Más allá de sus particularidades, ambas opciones se configuran como herramientas que potencian enormemente el valor y la utilidad de Salesforce. Como vimos, reducen tiempos y costos aparejados a la tarea de cargar información a la vez que brindan una importante ganancia en la calidad de los datos que se suben al sistema.

 

Ilustración de un cuestionario en SurveyMonkey

Enlaces mencionados en esta nota:

Salesforce: www.salesforce.com

FormAssembly: www.formassembly.com

SurveyMonkey: www.surveymonkey.com

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